Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (gọi tắt là Nghị định số 23) quy định: “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính”. 

Tại khoản 3 Điều 23 quy định: “Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”. Như vậy, cá nhân khi giao dịch, thực hiện các thủ tục hành chính chỉ cần xuất trình bản sao được chứng thực từ bản chính là có thể thay thế cho bản chính mà không cần xuất trình bản chính để đối chiếu.          

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 23 quy định về chế độ lưu trữ, thì các tài liệu được lưu trữ gồm Sổ chứng thực; bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực chữ ký và bản chính hợp đồng, giao dịch, tuy nhiên bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định thì cơ quan thực hiện việc chứng thực không phải lưu trữ.

Chính vì Nghị định số 23 không quy định phải lưu trữ bản sao được chính thực từ bản chính, do đó các cơ quan có thẩm quyền chứng thực rất lúng túng, bởi nếu không lưu trữ bản sao được chứng thực từ bản chính thì khi phát hiện các sai sót đối với bản sao được chứng thực thì không có cơ sở để xác minh, đối chiếu và xác định trách nhiệm. 

Ví dụ, khi chứng thực bản sao bằng tốt nghiệp trung học phổ thông từ bản chính, người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối, cố tình tẩy xóa, sửa chữa các thông tin trên bản sao đã chứng thực để nộp hồ sơ xét tuyển đại học; cơ quan tiếp nhận hồ sơ xét tuyển đại học nghi ngờ về nội dung bản sao được chứng thực nên liên hệ đến cơ quan đã thực hiện việc chứng thực để xác minh tính xác thực của bản sao. 

Trong trường hợp này, cơ quan đã thực hiện chứng thực không có cơ sở để xác định bản sao được chứng thực do chính cơ quan mình chứng thực có đúng hay không, bởi vì không có bản sao chứng thực lưu trữ để đối chiếu, xác định có bị tẩy xóa hay sửa chữa nội dung hay không?          

Bên cạnh đó, hiện nay tình trạng sử dụng và lưu hành giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ giả đang xảy ra phổ biến, khi đối tượng sử dụng bằng giả để đề nghị chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực tiếp nhận và thực hiện việc chứng thực nhưng không có khả năng nhận biết những giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ giả để từ chối việc chứng thực. Bởi vì các loại giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ giả được làm rất tinh vi, bằng mắt thường không thể nhận biết, mà phải thông qua việc đối chiếu con dấu, xác nhận hồ sơ, học bạ tại nơi cấp giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ giả. 

Để làm được điều này, chỉ có cơ quan công an mới có thể xác định đầy đủ, hợp pháp các loại giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ này có bị giả hay không? Cơ quan chứng thực không đủ điều kiện và khả năng để xác định giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ giả nên đã ký chứng thực bản sao từ bản chính bị giả mạo. Như vậy, cơ quan chứng thực đã vô tình hợp thức hóa các giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ giả thành các giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ thật để các đối tượng xấu lợi dụng nhằm qua mặt các cơ quan chức năng.           

Mặt khác, theo quy định Điều 22 Nghị định số 23 quy định về bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao bao gồm: “Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này; Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền”. 

Quy định trên, không quy định bản chính bị giả mạo không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao, do đó, chưa có cơ chế rõ ràng để ngăn chặn việc chứng thực bản sao từ bản chính bị giả mạo, đồng thời, các cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính bị giả mạo có thể sẽ viện lý do này để né tránh trách nhiệm.

Từ những vấn đề bất cập nêu trên, đề nghị cơ quan có thẩm quyền cần tham khảo để nghiên cứu sửa đổi, bổ sung nhằm hoàn thiện các quy định về chứng thực bản sao từ bản chính được quy định tại Nghị định số 23 của Chính phủ.           

Đỗ Văn Nhân Sở Tư pháp Kon Tum