Căn cứ theo Quyết định 1462/QĐ-BTC, thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán cho các cá nhân có ủy quyền quyết toán thuế như sau:
Bước 1:
Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán cho các cá nhân có ủy quyền sau khi bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân mà có số thuế nộp thừa, nếu đề nghị cơ quan thuế hoàn trả thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế.
Bước 2:
Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc hồ sơ được gửi qua đường bưu chính: Cơ quan thuế thực hiện tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo quy định.
Trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận, giải quyết hồ sơ (và trả kết quả nếu có kết quả) thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.
Cách thức nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan thuế; hoặc qua hệ thống bưu chính;
Qua giao dịch điện tử (Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế/Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN).
Thành phần hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa mẫu số 01/DNXLNT theo Phụ lục II - Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC;
Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế, trừ trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ hoàn thuế theo hợp đồng đã ký giữa đại lý thuế và người nộp thuế;
Bảng kê chứng từ nộp thuế mẫu số 02-1/HT theo Phụ lục II - Mẫu biểu hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC.
Thời hạn giải quyết:
Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước: Chậm nhất 6 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo bằng văn bản về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế.
Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế: Chậm nhất là 40 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo bằng văn bản về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế.
Thuế thu nhập cá nhân là khoản tiền mà người có thu nhập phải trích nộp trong một phần tiền lương, hoặc từ các nguồn thu khác vào ngân sách nhà nước sau khi đã được giảm trừ.
Hiện nay, chưa có định nghĩa cụ thể về hoàn thuế thu nhập cá nhân, tuy nhiên căn cứ theo Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn, hoàn thuế thu nhập cá nhân có thể được hiểu là việc cá nhân nộp thuế được hoàn lại phần tiền sau khi đã nộp thuế thu nhập cá nhân thuộc một trong các trường hợp được hoàn thuế theo quy định và có yêu cầu hoàn trả gửi cơ quan thuế.