Dưới đây là một vài hướng dẫn cụ thể, được đăng tải trên chuyên mục Business của tờ báo The Wall Street Journal (Hoa Kỳ).
Xác định động cơ làm việc
Thiết lập những điều đang thúc đẩy mong muốn làm việc hiệu quả của bạn có thể giúp bạn tập trung hơn. Nghe có vẻ đơn giản nhưng điều cần làm chỉ là thường xuyên đặt ra câu hỏi: “Việc này thực hiện để làm gì?”.
Chẳng hạn, hãy luôn tự hỏi bản thân tại sao bạn muốn làm việc hiệu quả hơn. Có thể phần lớn câu trả lời sẽ là “Tôi muốn kiếm nhiều tiền hơn”. Dù động cơ của bạn là gì thì hãy suy nghĩ về những lý do đó và cố gắng giữ sự tập trung hết mức để đạt được mục tiêu.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên hơn là ôm một lúc nhiều công việc
Thay vì cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc, chúng ta nên có phương pháp lên danh sách những công việc quan trọng cần ưu tiên. Cố gắng tập trung hoàn thành chúng xong, sau đó ta mới bắt tay vào những việc khác, ít quan trọng hơn. Đây có thể là một thách thức bởi không nhiều người giỏi giữ sự tập trung trong xử lý các vấn đề quan trọng. Nhưng điều này là một trong những mấu chốt giúp bạn tăng năng suất làm việc của mình lên rất nhiều.
Một số lời khuyên cho bạn: Dành thời gian để lập kế hoạch kèm mục tiêu mà bạn muốn đạt được; ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng lên trước; tạm thời cất điện thoại đi trong lúc làm việc; tham khảo những ứng dụng phù hợp để quản lý thời gian và tiến trình làm việc.
Tạo một không gian làm việc tối ưu
Không nhất thiết phải là văn phòng công ty hay một phòng làm việc tại nhà, bạn chỉ cần có một không gian chuyên dụng để làm việc. Ngồi ở cùng một vị trí mỗi ngày, cho dù đó là bàn bếp hay bàn tiếp khách, miễn là ở đó bạn cảm thấy thoải mái và tập trung.
Dần dần, điều này giúp não bộ của bạn liên kết được những đặc điểm của nơi này với suy nghĩ về công việc. Từ đó, khi cần tập trung làm điều gì, hãy tìm đến những không gian như vậy để tăng năng suất làm việc.
Tạo ra “văn hóa tin cậy” với cấp trên và đồng nghiệp
Để tạo ra một môi trường mà nhân viên có thể làm việc hiệu quả nhất, những người quản lý cũng nên cố gắng xây dựng và thúc đẩy “văn hóa tin cậy”. Chẳng hạn cung cấp đầy đủ cho nhân viên thời hạn, cách thức để hoàn thành công việc, cũng như những sự thay đổi linh hoạt trong tiến trình làm việc để đôi bên đều nắm rõ.
Ngược lại, nếu là cấp dưới, bạn cũng có thể đề cập với sếp và đồng nghiệp về những sự cố, công việc đột xuất có thể ảnh hưởng đến tiến trình làm việc - ngay khi nó xảy ra, thay vì lấy đó làm lý do cho sự chậm trễ sau này.
Điều này thể hiện thiện chí từ phía bạn, đồng thời giúp cấp trên và đồng nghiệp chủ động hơn trong giải quyết các vấn đề phát sinh. Đây được coi là “văn hóa tin cậy”, giúp các bộ phận luôn giữ liên lạc được với nhau trong mọi tình huống.
Ngừng trì hoãn bằng vài lưu ý sau đây
Một là, chia nhỏ nhiệm vụ ra thay vì hình dung về một lượng công việc khổng lồ rồi cố gắng “đâm sầm” vào nó. Hãy tự hỏi bản thân: “Phần việc đơn giản nhất có thể thực hiện ngay lúc này là gì?”. Liên tục lặp lại câu hỏi này sau mỗi lần bạn làm xong một khối lượng nhất định. Cuối cùng bạn sẽ thấy để làm xong một công việc lớn thực sự không quá khó khăn như lúc đầu.
Hai là, đảm bảo bạn sử dụng thời gian đúng như khi đã lên kế hoạch. Nếu dành một tiếng để làm việc, hãy ăn nhẹ trước, cất điện thoại đi để đề phòng mọi sự xao nhãng có thể xảy ra.
Ba là, “nếu mỗi ngày bạn phải ăn một con ếch, hãy làm nó vào mỗi buổi sáng”. Đó là câu nói nổi tiếng của Brian Tracy, diễn giả truyền cảm hứng trong cuốn sách “Eat That Frog”.
Trong đó, “con ếch” tượng trưng cho nhiệm vụ quan trọng nhất, đáng sợ nhất mà bạn buộc phải làm trong ngày. Hãy chọn con xấu xí nhất, hoặc khó khăn nhất để “ăn” trước tiên, sau đó bạn sẽ không còn bị ám ảnh bởi nó trong cả ngày nữa.
Thực tế là, những phần công việc khó khăn nhất thường có tác động tích cực nhất đến cuộc sống của bạn. Chúng nên được giải quyết sớm nhất có thể để bạn vừa đảm bảo được năng suất, vừa tránh được sự phân tâm khi làm những công việc khác.