Sau khi tiếp nhận đề nghị cấp, đổi, cấp lại thẻ căn cước công dân, cán bộ thu nhận thông tin công sẽ tìm kiếm thông tin công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lập hồ sơ cấp, đổi, cấp lại thẻ căn cước công dân.

Trường hợp thông tin công dân đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và không có sự thay đổi, điều chỉnh thì sử dụng thông tin của công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lập hồ sơ cấp, đổi, cấp lại thẻ căn cước công dân.

Trường hợp thông tin công dân đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nhưng có sự thay đổi, điều chỉnh hoặc thông tin công dân chưa có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia thì đề nghị công dân xuất trình giấy tờ pháp lý chứng minh nội dung thay đổi để cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ cấp, đổi, cấp lại thẻ căn cước công dân.

Các loại giấy tờ chứng minh nhân thân này có thể là Giấy khai sinh, chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, sổ hộ khẩu, hộ chiếu...

Như vậy, khi làm căn cước công dân gắn chíp người dân sẽ không phải xuất trình chứng minh nhân dân cũ nếu đã có thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. 

Nếu Cơ sở dữ liệu quốc gia không có thông tin hoặc thông tin có sự thay đổi, điều chỉnh thì công dân có thể dùng các loại giấy tờ khác thay thế chứng minh nhân dân như Giấy khai sinh, hộ chiếu... khi đến làm căn cước công dân.