Luật quy định, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động. Đồng thời, có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Do đó, trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động, người lao động không thể thực hiện thủ tục tự chốt sổ BHXH.
Tuy nhiên, trong trường hợp công ty (doanh nghiệp) phá sản và nợ bảo hiểm, không thể chốt sổ BHXH cho người lao động thì người lao động cần liên hệ với cơ quan BHXH nơi quản lý sổ BHXH đề nghị xác nhận thời gian đóng BHXH đến thời điểm doanh nghiệp bị đóng cửa.
Sau khi đã hoàn thành thủ tục chốt sổ BHXH tại nơi làm việc cũ, công ty mới có trách nhiệm đăng ký tiếp nhận sổ và đóng tiếp BHXH cho người lao động.
Hồ sơ BHXH theo quy định tại Điều 23 Quyết định 595 bao gồm:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, nghề nghiệp (Mẫu D02-TS).
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).