Tuy nhiên, trong thực tế, có những trường hợp không thể trực tiếp thỏa thuận bằng văn bản do điều kiện giãn cách, phong tỏa. Về vấn đề này, Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội đã có Công văn 2558/LĐTBXH-VP về việc phối hợp triển khai Nghị quyết số 68/NQ-CP của Chính phủ. Theo đó, trong công văn có nêu, nếu do dịch bệnh hoặc nguyên nhân bất khả kháng không thể thỏa thuận bằng văn bản, người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận bằng hình thức khác như: Qua điện thoại, tin nhắn, email,….

Khi có sự thống nhất thỏa thuận giữa hai bên thì người sử dụng lao động ghi rõ cách thức thỏa thuận vào cột “Ghi chú” tại Mẫu số 05 và chịu trách nhiệm về nội dung thỏa thuận. 

Như vậy, nếu vì các lý do giãn cách, cách ly,… người lao động và công ty không thể ký trực tiếp thỏa thuận nghỉ không lương thì có thể thực hiện thỏa thuận qua điện thoại, tin nhắn, email,… nhưng phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của các thông tin này.