Để Đại hội Công đoàn các cấp thực sự là đợt sinh hoạt chính trị sâu rộng, dân chủ, sôi nổi của đoàn viên và tổ chức Công đoàn theo phương châm “Đổi mới - Dân chủ - Đoàn kết - Phát triển”, đồng thời đảm bảo việc tổ chức Đại hội Công đoàn các cấp tiến tới Đại hội XVI Công đoàn Đường sắt Việt Nam, Đại hội XIII Công đoàn Việt Nam, nhiệm kỳ 2023 - 2028 đúng Điều lệ Công đoàn Việt Nam, Công đoàn Đường sắt Việt Nam đã cụ thể hóa các nội dung thành 18 mẫu liên quan.
Các mẫu gồm: Kế hoạch Đại hội Công đoàn; Chương trình Đại hội; Quyết định phân bổ đại biểu; Quy chế Đại hội Công đoàn; Báo cáo Ban thẩm tra tư cách đại biểu; Đề án nhân sự Ban chấp hành, Uỷ ban Kiểm tra; Thể lệ bầu cử; Nghị quyết Đại hội; Quy trình công tác nhân sự; Phiếu bầu, biên bản kiểm phiếu; Báo cáo kiểm điểm của Ban chấp hành; Diễn văn khai mạc, bế mạc; Trang trí khánh tiết Đại hội…
Các nội dung liên quan trong từng mẫu đều được Công đoàn Đường sắt Việt Nam xây dựng cụ thể, chi tiết. Ví dụ, đối với mẫu Kế hoạch Đại hội Công đoàn, Công đoàn Đường sắt Việt Nam hướng dẫn rõ về mục đích, yêu cầu; nội dung, phương thức, thời gian và chương trình tổ chức Đại hội, Hội nghị (trong đó đối với Đại hội thì cần những nội dung gì, đối với Hội nghị thì thực hiện những gì).
Đáng chú ý là thảo luận, thông qua Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ qua; quyết định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu và các giải pháp của Công đoàn nhiệm kỳ mới phù hợp với ý chí, nguyện vọng của đoàn viên, người lao động. Cụ thể hóa các Nghị quyết của các cấp ủy Đảng, Công đoàn cấp trên và tình hình thực tế của đơn vị thành nghị quyết, chỉ tiêu, giải pháp và chương trình hành động của Đại hội Công đoàn cấp mình. Tổng hợp kiến nghị của đoàn viên, người lao động về những vấn đề liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng để từ đó báo cáo với Công đoàn cấp trên, cấp ủy, phối hợp với chuyên môn giải quyết các kiến nghị của người lao động tiếp tục chăm lo bảo vệ quyền, lợi ích của đoàn viên, người lao động…
Đối với trang trí, khánh tiết, Công đoàn Đường sắt Việt Nam hướng dẫn cụ thể nguyên tắc trang trí, hình ảnh trang trí trong và ngoài hội trường; Hội nghị Ban Chấp hành lần thứ nhất (có thể có hoặc không)…
Tất cả 18 mẫu này đều được đăng trên trang web để các đơn vị có thể tiếp cận bất kỳ ở đâu, lúc nào.