Vẫn còn nhiều lo ngại

Đại dịch COVID-19 khiến cách ly xã hội trở thành yêu cầu bắt buộc dẫn đến việc gia tăng mạnh mẽ xu hướng làm việc từ xa trên toàn cầu. Không chỉ giới công sở, nhiều doanh nghiệp đang ứng phó với dịch bệnh bằng cách chuyển dịch vụ của mình lên các nền tảng trực tuyến và xây dựng những chính sách làm việc ở nhà cho nhân viên.

Mặc dù làm việc tại nhà đem lại nhiều lợi ích to lớn, song đa số doanh nghiệp chỉ xem đây là giải pháp tình thế trước ngoại cảnh không thể tránh khỏi, chứ không phải lựa chọn khả thi lâu dài.

Tiến sĩ Phạm Công Hiệp - giảng viên cấp cao ngành Khoa Kinh doanh và Quản trị một trường đại học quốc tế tại Việt Nam nhận định điều này có thể do một số quan ngại về tính hiệu quả chưa được kiểm chứng của mô hình làm việc tại nhà. 

Trong đó có các yếu tố về việc thiếu giám sát nhân viên, thiếu tính cộng đồng thực hành, ít tương tác trực tiếp với đồng nghiệp và khách hàng, về năng suất và độ tin cậy thấp, cũng như việc trao đổi kém do bị phân tâm hay phải đón nhận quá nhiều luồng thông tin.

Làm việc từ xa vẫn đang đặt ra nhiều thách thức cho cách vận hành doanh nghiệp theo lối truyền thống, tuy nhiên, lãnh đạo doanh nghiệp vẫn nên xem xét ý nghĩa chiến lược của hình thức này và coi đây là một phần của mô hình kinh doanh chiến lược trong dài hạn.

Để làm việc tại nhà là lựa chọn lâu dài

Từ những nhận định trên, tiến sĩ Phạm Công Hiệp đề xuất các bước chuẩn bị sau đây để giúp làm việc tại nhà trở thành mô hình làm việc tích hợp thành công hơn.

Thay đổi tư duy lãnh đạo: Thay vì dựa vào sự hiện diện của nhân viên tại nơi làm việc để đo lường hiệu suất, cấp quản lý cần chuyển trọng tâm sang cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ đâu, miễn đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra. Cách quản lý vi mô có thể phản tác dụng và kìm hãm khả năng đổi mới sáng tạo của nhân viên.

Giao tiếp hiệu quả nhưng không bị gián đoạn: Giao tiếp trong nhóm, giao tiếp giữa nhân viên và cấp quản lý, không nên bị lạm dụng vì nó có thể dẫn đến quá tải thông tin và thường xuyên gián đoạn.

Cung cấp các công nghệ đáng tin cậy để làm việc nhóm và cộng tác từ xa: Với những phần mềm cộng tác hết sức phong phú trên thị trường, cần xem xét nhiều yếu tố để đảm bảo rằng phần mềm mới tích hợp tốt với các nền tảng hiện có và hoạt động tốt, đặc biệt cho mục đích họp trực tuyến và làm việc theo nhóm ở quy mô lớn.

Tạo dựng niềm tin và huấn luyện nhân viên: Áp dụng hình thức làm việc tại nhà trên quy mô lớn đồng nghĩa với việc cấp quản lý cần dựa vào tính kỷ luật và tự giác của nhân viên.

Nhưng thực tế không phải ai cũng thích làm việc từ xa vì cách làm này đòi hỏi cao về tính kỷ luật và khả năng tự tổ chức. Những nhân viên như vậy có thể cần thêm hướng dẫn và hỗ trợ từ phía tổ chức để họ trở nên tự giác và làm việc hiệu quả.

Đẩy mạnh trang bị khả năng kỹ thuật số cho nhân viên: Hình thức làm việc tại nhà yêu cầu nhân viên phải có kỹ năng vi tính cơ bản và có thể sử dụng các công nghệ viễn thông đa dạng. Một số nhân viên có thể bị choáng ngợp bởi các yêu cầu công việc liên tục ập tới, cũng như các phần mềm làm việc nhóm và các công nghệ phức tạp cần phải làm quen. Tổ chức có thể hỗ trợ nhân viên bằng cách cung cấp đào tạo về kỹ năng kỹ thuật số và hỗ trợ công nghệ thông tin kịp thời.

Quản lý chi phí: Làm việc tại nhà đòi hỏi cả nhân viên và doanh nghiệp phải đầu tư vào công nghệ thông tin nhiều hơn. Nhân viên cần được trang bị tối thiểu một máy tính, phần mềm cần thiết, camera và đường truyền internet nhanh.

Các tổ chức có thể phải trả thêm phí sử dụng các phần mềm cộng tác ảo và các biện pháp bảo mật bổ sung để đảm bảo nhân viên có thể truy cập an toàn những tài nguyên trực tuyến, đồng thời ngăn ngừa rủi ro từ việc lạm dụng tài nguyên của tổ chức một cách vô tình hay cố ý.