Ngày 14.12, Sở GDĐT TPHCM có hướng dẫn giáo viên, cán bộ quản lý, nhân viên ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, dạy học được sử dụng hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ giấy đảm bảo yêu cầu của công tác lưu trữ và có giá trị như hồ sơ giấy.

Trong hướng dẫn các trường tiểu học sử dụng hồ sơ, sổ sách điện tử có quy định rõ việc sử dụng hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ giấy là khuyến khích, không bắt buộc, tùy theo nguyện vọng của giáo viên và nhà trường.

Hồ sơ, sổ sách điện tử được tạo ra bằng các ứng dụng văn phòng thông dụng, được lưu trữ thuận tiện bằng nhiều hình thức khác nhau, đáp ứng yêu cầu tra cứu, chia sẻ, kiểm tra nhanh vào mọi thời điểm. Tuy nhiên, cần có chế độ sao lưu dự phòng đảm bảo không xảy ra sự cố mất hoàn toàn dữ liệu.

Sở GDĐT TPHCM cũng lưu ý, hồ sơ, sổ sách điện tử được xây dựng theo đúng mẫu của hồ sơ giấy, khi cần thiết có thể in ra và đóng tập như hồ sơ giấy.

Giáo viên có thể chuẩn bị kế hoạch bài dạy, ghi chép nội dung sinh hoạt, hoạt động, thực hiện các loại hồ sơ, sổ sách khác bằng các phương tiện công nghệ, sau đó lưu trữ dạng sổ, không phải in ra giấy.

Đối với kế hoạch bài dạy, cuối mỗi bài dạy cần có mục "Rút kinh nghiệm" để cập nhật các nội dung cần thiết sau tiết dạy.

Việc kiểm tra sổ sách điện tử định kỳ cũng được thực hiện qua công cụ họp thư điện tử (email).