Khoản 5 Điều 112 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về các trường hợp doanh nghiệp được phép giảm vốn điều lệ, bao gồm: hoàn trả một phần vốn góp cho thành viên công ty; công ty mua lại phần vốn góp đã bán theo yêu cầu của cổ đông, quyết định của công ty; các cổ đông không thanh toán đầy đủ và đúng hạn vốn điều lệ.
Việc giảm vốn điều lệ căn cứ theo quy định tại Nghị định 09/2018/NĐ-CP.
Về hồ sơ giảm vốn điều lệ, gồm:
- Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép kinh doanh theo mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 09/2018/NĐ-CP
- Bản giải trình có nội dung: Giải trình về điều kiện cấp Giấy phép kinh doanh; kế hoạch kinh doanh; kế hoạch tài chính; Tình hình kinh doanh hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan trực tiếp đến mua bán hàng hóa; tình hình tài chính của tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tính tới thời điểm đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh (đối với tổ chức kinh tế có cơ sở bán lẻ tại Việt Nam).
- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi vốn điều lệ.
- Một số giấy tờ khác có liên quan.
Bên cạnh đó, thủ tục để doanh nghiệp giảm vốn điều lệ như sau:
Bước 1: Gửi hồ sơ gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu chính hoặc qua mạng điện tử (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
- Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu hồ sơ chưa đủ và hợp lệ.
- Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đủ và hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra việc đáp ứng điều kiện về việc giảm vốn điều lệ
Bước 3: Kiểm tra hồ sơ
- Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện giảm vốn điều lệ trên Giấy phép kinh doanh.
- Trường hợp từ chối cấp phép, phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
Bước 4: Cơ quan cấp Giấy phép gửi hồ sơ kèm văn bản lấy ý kiến Bộ Công Thương, bộ quản lý ngành về việc điều chỉnh Giấy phép kinh doanh.
Bước 5: Chấp thuận điều chỉnh Giấy phép kinh doanh
- Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, Bộ Công Thương và bộ quản lý ban hành văn bản chấp thuận điều chỉnh Giấy phép kinh doanh trong trường hợp việc điều chỉnh vốn điều lệ trên Giấy phép kinh doanh.
- Trường hợp từ chối, phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
Bước 6: Điều chỉnh giảm vốn điều lệ
Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản chấp thuận của Bộ Công Thương và bộ quản lý ngành, Cơ quan điều chỉnh giảm vốn điều lệ trên Giấy phép kinh doanh.
Bước 7: Hoàn trả Giấy phép kinh doanh
Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Giấy phép kinh doanh đã được điều chỉnh, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài có trách nhiệm hoàn trả Giấy phép kinh doanh đã được cấp cho cơ quan cấp Giấy phép.