Văn phòng Chính phủ vừa ban hành Thông tư số 01/2023/TT-VPCP quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Thông tư này có hiệu lực từ ngày 25.5.2023.

Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia  vào quá trình thực hiện thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công, thanh toán trực tuyến, số hoá hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

Theo đó, việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) phải đảm bảo các yêu cầu sau: Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa;

Quá trình số hóa phải bảo đảm các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân; Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để tái sử dụng trong giải quyết TTHC khác có liên quan.

Cụ thể, các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa gồm: Giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện TTHC;

Thành phần hồ sơ phải số hoá theo quy định của pháp luật chuyên ngành; Thành phần hồ sơ cần số hoá theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh;

Thành phần hồ sơ không thuộc loại nêu trên và được thực hiện số hoá theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau: Bản chính, bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết TTHC, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác; Kết quả giải quyết của TTHC còn hiệu lực theo quy định.

Bên cạnh đó, không thực hiện số hóa với các giấy tờ, tài liệu đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;

Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết TTHC được nộp dưới hình thức bản sao, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ TTHC; các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.