Thay đổi thói quen trong công việc

Ngay từ tháng 3.2020, doanh nghiệp chỉ hơn 10 nhân viên của chị Hà tại quận 4 (TPHCM) đã áp dụng chế độ cho nhân viên làm việc tại nhà (work from home): “Lúc đầu mọi người chưa quen. Ở nhà hay bị chi phối, tác động bởi những việc khác, hoặc con cái… Nhưng dần công việc đi vào nếp, mỗi ngày mọi người họp trực tuyến với nhau một lần để trao đổi, xem xét công việc, bám sát tiến độ hoàn thành các hạng mục, phần việc… qua đó cũng giúp rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác trong công việc”.

Cái được không chỉ là rèn ý thức tự giác với công việc. Theo chị M.Tuyết - phụ trách marketing của một doanh nghiệp Châu Âu tại TPHCM, thời gian làm việc tại nhà cũng giúp mỗi người cảm thấy thoải mái nhất định, việc sử dụng các thiết bị, công cụ trực tuyến để làm việc nhóm, họp trực tuyến… cũng phần nào đó giúp tương tác và gắn kết các thành viên trong công ty chứ không phải làm việc tại nhà là mất hẳn tương tác.

Quan điểm này được anh Nguyễn Trọng Vũ - nhân viên kinh doanh của một Công ty (Cty) Anh quốc tại TPHCM - đồng tình. Cty Black Trace - nơi anh Vũ đang làm việc - từ nhiều năm qua đã áp dụng chế độ 5 ngày/tháng không nhất thiết đến văn phòng làm việc. Anh Vũ cho biết: “Tôi cảm giác thoải mái, từ đó giúp cho cuộc sống gia đình cũng cảm thấy dễ chịu, khi đi ra xã hội cũng cảm thấy nhẹ nhõm”.

Chị Tuyết nói rằng, lợi thế để làm việc tại nhà trong thời đại ngày nay là các thiết bị, phương tiện công nghệ hỗ trợ rất phong phú. Bối cảnh làm việc tại nhà mùa dịch thúc đẩy người dùng phải hoàn thiện các hệ sinh thái phục vụ làm việc trực tuyến, từ các thiết bị và phụ kiện như máy tính, webcam, tai nghe, loa… cho đến các ứng dụng phục vụ họp trực tuyến. “Đây là điều mà đa phần người dùng chưa có sự chuẩn bị đầy đủ thì bây giờ phát sinh nhu cầu giúp lên một danh sách để chuẩn bị sẵn sàng cho các tình huống làm việc trực tuyến về sau” - chị Tuyết nói.

Ở góc độ quản lý tại một doanh nghiệp có đến hàng nghìn lao động, anh Nguyễn Thế Anh - Phó Tổng Giám đốc Cty thực phẩm Uniben - phân tích: “Làm việc tại nhà, khi họp nhóm trực tuyến có sự hạn chế nhất định, không bằng ngồi tại phòng họp có thể trao đổi trực tiếp với nhau. Tuy nhiên, vấn đề này không quá lớn và hoàn toàn có thể khắc phục bằng cách phải trao đổi kỹ hơn khi họp trực tuyến”.

Thúc đẩy chuyển đổi số, sẵn sàng cho tương lai

Anh Nguyễn Thế Anh cho biết thêm, Uniben đã ứng dụng hệ sinh thái văn phòng điện tử (e-office) từ những năm 2013-2014. Đến mùa dịch COVID-19 này, Cty đã trải qua ba giai đoạn và càng về sau càng áp dụng mạnh việc phân luồng chia ca làm việc tại văn phòng và làm việc tại nhà giúp cho cán bộ nhân viên quen hơn với các công cụ trực tuyến, từ đó chủ động trong công việc hơn. Qua đó cho thấy, việc đẩy mạnh số hóa công việc văn phòng cũng như ứng dụng các giải pháp, công cụ trực tuyến còn giúp nâng cao hiệu quả công việc.

Anh Vũ cho hay, với những công việc có thể làm việc qua máy tính và Internet, vị trí làm việc độc lập không phải tiếp khách nhiều đều có thể áp dụng chế độ làm việc trực tuyến giúp góp phần hạn chế các vấn nạn của xã hội như ùn tắc giao thông, giảm thiểu ô nhiễm môi trường, cá nhân và doanh nghiệp qua đó giảm được chi phí di chuyển, chi phí năng lượng tại văn phòng…

Còn chị M.Tuyết cho rằng, qua đợt làm việc tại nhà trong mùa dịch, có nhiều điều từ cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp phải cân nhắc để tính đến các tình huống trong tương lai, như cá nhân phải tự nâng cao kỹ năng làm việc trực tuyến và sử dụng các thiết bị, công cụ làm việc online. Doanh nghiệp phải nghĩ đến những kịch bản phản ứng nhanh trong tư duy chiến lược trong tình huống khẩn cấp cần xoay chuyển phương thức bán hàng, qua đó giáo dục thị trường về tiêu dùng trực tuyến, tạo cơ hội cho thương mại điện tử phát triển.

Ông Ngô Tuấn Anh - Phó Chủ tịch phụ trách An ninh mạng của Bkav - cho biết: “Đây chính là thời cơ thúc đẩy chuyển đổi số hoàn toàn. Hiện nay, từ góc độ công nghệ, pháp lý cho đến ứng dụng đều đã có thể giải quyết được tình huống các văn bản cần có nhiều hơn một chữ ký bằng cách ứng dụng chữ ký số trong doanh nghiệp.

Vấn đề thứ hai được ông Ngô Tuấn Anh khuyến cáo khi làm việc trực tuyến là bảo mật. Theo ông, tổ chức, doanh nghiệp phải xây dựng cơ chế kết nối an toàn từ xa, trong đó giải pháp mạng riêng ảo (VPN) giúp tránh các nguy cơ bị tin tặc xâm nhập. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần ứng dụng phương thức xác thực truy cập với các hình thức xác thực mạnh bằng mã OTP sử dụng 1 lần, chữ ký số… Thêm nữa, thiết bị máy tính làm việc từ xa nên sử dụng máy tính cá nhân, tránh sử dụng thiết bị dùng chung hay máy tính công cộng rất dễ trở thành trung gian cho hacker xâm nhập.