Theo đó, vào lúc 13h36 ngày 8.10, trực ban chạy tàu ga Gò Vấp đã điện thoại báo cho tổ gác chắn đường Phạm Văn Đồng xin đường cho đầu máy chạy qua lúc 13h44. 

Sau khi kíp trưởng nhận được mệnh lệnh báo giờ tàu chạy đã phổ biến cho các nhân viên làm công tác chuẩn bị thực hiện trình tự tác nghiệp đón tiễn tàu qua đường ngang. 

Lúc này, các nhân viên gác đường ngang đã ra đường Phạm Văn Đồng để chuẩn bị đóng chắn (căn giờ để đóng chắn cho phù hợp tránh gây tắc đường vì mật độ lưu thông qua đường ngang này là đông đúc).

Trong đó, một nhân viên đã bật chuông, đèn phía đường bộ và ra quan sát tàu tại vị trí biển đỏ để khi phát hiện tàu tới sẽ thông báo cho các nhân viên còn lại đóng chắn và làm tín hiệu bắt tàu khẩn cấp.

Nhưng do tầm nhìn phía Bắc của đường ngang hạn chế (đường cong, cự ly khoảng 100m) nên khi phát hiện tàu tới các nhân viên còn lại không đóng chắn kịp và không đủ khoảng cách để tàu dừng trước biển đỏ. 

Công ty cổ phần Đường sắt Sài Gòn lý giải do tầm nhìn hạn chế nên nhân viên gác chắn canh đón tàu bằng kinh nghiệm. Cụ thể, đầu máy đơn từ khi báo chạy đến đường ngang Phạm Văn Đồng là khoảng 5 phút, sau khi báo chạy khoảng 2 phút thì nhân viên bắt đầu bật tín hiệu chuông đèn và tiến hành đóng chắn để đảm bảo trước khi tàu tới. Nhưng vụ việc trên sau khi trực ban chạy tàu báo khoảng 3 phút thì tàu đã tới nên việc đóng chặn hoàn toàn không kịp thời. 

Mặc dù sự cố nêu trên chưa gây nên tai nạn, nhưng lãnh đạo Công ty cổ phần Đường sắt Sài Gòn đã yêu đơn vị và các cá nhân liên quan báo cáo tường trình cụ thể để xử lý theo quy định. Đồng thời, thông báo nhanh tới từng điểm gác đường ngang để các nhân viên nắm được vụ việc, từ đó rút kinh nghiệm, không được lơ là, mất tập trung.