Trước tình trạng này, UBND TP Hạ Long đã nhắc nhở nghiêm khắc Phòng Tài nguyên và Môi trường; Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất; UBND các xã, phường (Bạch Đằng, Đại Yên, Hà Khẩu, Bằng Cả, Quảng La) do vẫn còn để xảy ra tình trạng hồ sơ đã giải quyết bị quá hạn, chưa nghiêm túc kiểm điểm và đề xuất hình thức kiểm điểm cán bộ để xảy ra tình trạng hồ sơ giải quyết quá hạn.
Theo đó, đối với hồ sơ giải quyết quá hạn từ ngày 1.10.2022, UBND thành phố yêu cầu UBND các xã, phường, thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức được giao phụ trách, xử lý hồ sơ (chủ trì) mà có hồ sơ bị chậm, muộn, quá hạn phải trực tiếp soạn văn bản xin lỗi, trình lãnh đạo ký văn bản xin lỗi tổ chức, công dân (hồ sơ cấp thành phố, đồng chí Phó chủ tịch UBND thành phố phụ trách cải cách hành chính ký; cấp xã, phường, đồng chí chủ tịch UBND xã, phường ký).
UBND thành phố cũng yêu cầu Phòng Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất và UBND các xã, phường (Bạch Đằng, Đại Yên, Hà Khẩu, Bằng Cả, Quảng La) tổ chức rà soát phiếu kiểm soát hồ sơ, chỉ rõ tên cán bộ giải quyết chậm, muộn hồ sơ gửi về UBND thành phố. Đồng thời, giao Trung tâm Hành chính công thành phố đôn đốc, tổng hợp danh sách cán bộ, công chức, viên chức giải quyết chậm, muộn hồ sơ để công bố, công khai trên Cổng Thông tin điện tử của thành phố.
Nếu các đơn vị không cung cấp được danh sách cán bộ, công chức, viên chức, người lao động giải quyết hồ sơ chậm, muộn thì đưa tên cán bộ phụ trách (chủ trì), lãnh đạo đơn vị phụ trách và đơn vị chủ trì lên Cổng Thông tin điện tử của thành phố. Việc công bố, công khai danh sách sẽ được thực hiện vào ngày 25 hàng tháng.
Thành phố cũng yêu cầu Cơ quan Tổ chức – Nội vụ căn cứ danh sách cán bộ, công chức để hồ sơ chậm, muộn làm cơ sở đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức, viên chức theo quy định; Phòng Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất và UBND các xã, phường giải quyết dứt điểm tình trạng hồ sơ chưa giải quyết bị quá hạn từ năm 2016 đến nay đang ở tình trạng thụ lý, thuộc trách nhiệm của đơn vị.